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自由なき人生など、惨めなものだ - Andrew Hamilton

幹事の段取り、苦悩と持つべき心構え

f:id:yRy:20160422181157j:plainphoto credit: Worried! via photopin (license)

「どいつもこいつも…」と発狂しそうな想いを抱えながらも、
ひとつの企画を成功させんがために奔走する幹事の同胞に捧ぐ

 

基本的な段取り

 

1.企画の華となるメンバーが参加できる日程を確認する

  • 華となるメンバーが最も多く参加できる日を、決行日に設定。
    ここで決めた日程は、なにがあっても変更してはいけない。
    あとから別日程の方が参加できる人が多いことが分かっても、変更してはならない。
    華となるメンバー(企画の主役、場を盛り上げてくれる人)が集まれる日を死守することが最優先事項。

2.予算と会場を決める

  • 飲み会の場合、予算3000~3500円の会場を設定すると好印象。飲み放題付きで、美味しい料理が食べられ、飲み会嫌いからも不満が出にくい価格帯が3000~3500円。
  • 会場選定だけは絶対に失敗してはいけない。会場さえよければ、予算が多少高くとも参加者は満足する。しかし、会場に問題があった場合、いくら低予算だったとしても不満を抱く。下記サービスに良質な飲食店がたくさん掲載されている


  • 何人集まるか分からない、キャンセル料がかかる場合、仮予約だけする。それすらできないお店は避ける。
  • 雨天だと中止になる企画、Airbnbを利用した企画、広い会場を必要とする企画、これら3つの企画の会場を確保するときは、会場キャンセル時の料金ルールをよく確認する。(キャンセルポリシーを確認しなかったことで、何度も痛い目にあった者より)

3.参加対象者全員に連絡し、参加有無を確認する

  • 参加対象者に連絡するべきは、下記4点。
    ①日時
    ②会場情報(アクセス、料理メニュー、等) ※会場URLを貼っておけばOK
    ③予算
    ④参加有無の連絡フォーム
  • ”④参加有無の連絡フォーム” は下記Webサービスがお薦め(※華となるメンバーの名前を前もって登録しておくことで、参加返事率と承諾率が飛躍的に上がる)


  • 参加状況or参加有無返事率が芳しくない場合、個別に予定を確認する。面倒な作業だが、失敗できない規格の場合、サボってはいけない。予定を確認する順番は、華となるメンバーの予定を確認⇒全体の予定を確認⇒個別に予定を確認、がベター。
  • 上司や年配の方の人の参加費用が他の人より高くなることが判明するのは、だいたいこのフェーズ。分かり次第、早急に相談し了承を得ること。
    「~という理由から、●●さんの負担額が○○円になります。大変申し訳ございません。」と素直に話す。なぜこの金額になるのか、理由がしっかりしていれば、大抵の人は理解を示してくれる。企画後日、お礼を述べるなどのフォローを忘れないように。

4.会計(人さえ集まれば、あとはなるようになる)

幹事の最もつらい仕事はここまで。あとは、必要な準備を当日までにするだけだ。企画当日は、華となるメンバーが盛り上げてくれるため、あなたは黒子役に徹しよう。

  • 参加費を集めるタイミングは3通り。どれが正解とかはない。ケースバイケースだ。参考までに場面ごとの集金タイミングを下記に記載する。
    ①企画開始前に集金:キャンセル料がかかる企画、参加費が高い企画、参加人数が多い企画
    ②企画終了直前に集金:少人数の企画、友達との企画
    ③後日に集金:職場の人から集金する場合
    いつ集金するか、早期のタイミングで必ず周知すること。周知を怠たると金銭トラブルにつながる。お金のトラブルは尾を引くため細心の注意を払うこと。
  • 大規模な人数の企画で、企画終了後に集金する場合、参加者チェックリストと両替用の千円札、小銭を用意しておくとよい。
  • 二次会を想定する場合、会場のメドのみつけておくとよい。二次会は当日の盛り上がり方で参加人数、最適な会場が決まるため、その場の空気で決めようくらいの気持ちでよい。必ずしも予約する必要はない。

幹事が持つべき4つの心構え

 

困った行動をする人にイライラしてはならない

返事をしない人、遅れてくる人、ドタキャンする人、当日に飛び入り参加する人、クレーマー、etc
奴等は、必ず現れる。ドラゴンクエストで最初の村を出たら、スライムに遭遇するくらい自然に現れる。ここでイライラしてはならない。淡々と処理すること。幹事の最も大切な仕事は、イライラを外に出さず笑顔を崩さないこと。そして常習犯は、今度から呼ぶな。

※居酒屋は、参加人数の増減の対応に慣れている。想定外の人数変動は、まず店舗スタッフに相談しよう。

 

みんなが満足する飲み会にするのは不可能

どんなに優秀な人であっても、みんなが満足する企画にすることはできない。失敗したとしても、それは自分の能力のせいではない。割り切りろう。

ほか、他者と相談しながら企画内容を決めることは絶対に避けなければならない。あなたから相談を受けた人は、自分の意見が採用されるものと思って、意見を発する。あなたがその意見を採用しないことにした場合、彼らはあなたに不満を抱き、企画自体を駄目にする害悪へと変貌する。それならば最初から相談せず、自分で決めた方がずっとマシである。相談はどうでもいいことだけに限ろう。アンケートを取らざるを得ないときは、採用されなかった候補数だけ顰蹙を買うことになるため、2候補が望ましい。また、アンケート結果で決まったことは、決して変更してはならない。

 

あなたが幹事の企画は、あなたが全てコントロールする

企画の主導権を絶対に他の人に握られないようにしよう。もし企画のコントロールがうまくいかなかった場合でも、ほかの人に主導権を奪われた企画よりは、はるかに良い結果を生む。主導権を奪われた企画は、成功しても失敗しても、あなたに悲惨な結果をもたらす。

幹事慣れしていない人(=企画をコントロールする自信がない人)は、幹事経験の多い人を2名までサブメンバーに引き入れて、助けてもらおう。勉強になることも多いはずだ。サブメンバーが3名以上になると、企画自体を乗っ取られる可能性がある。

企画を完璧にコントロールするためには、段取り、予算計画、懸念事項のすべてが頭の中に入っている必要がある。また、企画内容が大規模になるほど、考えるべきことが増える。そんなときは、考えるべきこと、段取りを紙に書き出すことをお薦めする。思考が整理され、落ち着いたマネジメント力を発揮することができる。

想定外のトラブル対応を含めた考えるべき事項をモレなく、ダブりなく書きだすノウハウは下記の本を参考にするとよい。ゼロ秒思考を簡潔かつ実践的に解説している良書である。体験記と一緒に記載する。

ゼロ秒思考を2年間実践した結果をレポートしてみる - Outward Matrix

 

言い訳や弁明をしてはならない

人は、あなたに好き勝手な要望をぶつけてくる。幹事は、人間関係がこじれることを恐れるあまり、弁明をしてしまいがちだ。しかし、その言い訳が企画自体を壊してしまうことは多い。弁明は甘えである。幹事は企画が終わるまで、誤解を背負わなければならない。

弁明は、企画が終わってから、参加のお礼の言葉と共に簡潔に済ませよう。もし、企画が終わるより前に返事をする必要がある場合、時間をおいて返事しよう。急いで返事しなくては、と冷静さを欠いた状態で、口から出てくる言葉はロクな結果を招かない。時間をとることで、まずは冷静さを取り戻そう。

 

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